A incorporação consiste na transferência de documentos de arquivo quer a título definitivo quer a título de depósito, dos serviços ou instituições de origem para o Instituto do Arquivo Nacional. A incorporação e as condições a que obedece são definidas por via legislativa ou regulamentar. De acordo com o Regime Jurídico Geral dos Arquivos - Lei nº 42/VI/2004, de 10 de maio - o prazo máximo para a incorporação de documentação de conservação permanente, no Arquivo Nacional é de 15 anos.
O pedido de incorporação é feito pela entidade remetente da documentação, por via oficial, no qual deve constar as tipologias, as datas extremas e o volume da documentação.
As incorporações de documentos de arquivo são precedidas, obrigatoriamente, de processos de avaliação, seleção e eliminação. A documentação a incorporar deve estar devidamente inventariada, higienizada e acondicionada em unidades de instalações apropriadas.
Todo o processo é precedido de uma visita técnica. A visita é realizada por uma equipa constituída por três elementos, sendo um arquivista, um técnico de conservação e restauro e um técnico profissional de arquivo.
Os encargos com a inventariação, higienização, acondicionamento e transporte da documentação para os depósitos do Instituto do Arquivo Nacional são da responsabilidade da entidade remetente.
Incorporações Recentes:
- Fundo Arquivístico da extinta Agência de Regulação e Supervisão dos Produtos Farmacêuticos e Alimentares – ARFA, setembro de 2021.
- Obras cinematográficas e audiovisuais da Associação de Cinema e Audiovisuais de Cabo Verde – ACACV, março 2022.